Как презентовать проект на конкурсе грамотно и эффективно: советы Игоря Лютенко, эксперта Event-Прорыва 2017

Одно из нововведений фестиваля Event-Прорыв – новый критерий оценки представленных на конкурс работ: уровень презентации и защиты проекта. Действительно, не всегда достаточно организовать и провести крутое событие, нужно еще и рассказать о нем так, чтобы окружающие увлеклись этим проектом и увидели полученный результат. Как это сделать грамотно и эффективно? Об этом мы поговорили с Игорем Лютенко, руководителем проекта «Вызов принят», председателем жюри национальной премии среди организаторов мероприятий «Золотой Пазл», экспертом и спикером фестиваля индустрии событий Event-Прорыв 2021.

– Игорь, расскажите, почему конкурсантам необходимо уделять особое внимание презентации своего проекта?

– Потому что презентация может и укрепить членов жюри во мнении, что проект стоящий, и разочаровать их. Для некоторых экспертов выступление конкурсанта – лишь незначительный довесок к самому проекту, который они хорошо изучили, кому-то нужны живые эмоции, яркое выступление, способное зацепить, а кто-то хочет подробностей в виде цифр, характеризующих результаты проекта, и ответа на сакральный вопрос «Зачем?».

Как председатель жюри премии «Золотой Пазл», я сталкивался с ситуациями, когда невнятная презентация негативно сказывалась на оценках конкурсантов, и достойные проекты не попадали даже в тройку лидеров. Кстати, этому будет посвящен мой мастер-класс «Презентовать, чтобы побеждать» в образовательной части фестиваля Event-Прорыв 2021. Я покажу несколько кейсов, на которых можно будет наглядно увидеть, как не нужно презентовать свой проект, а также вместе с участниками мастер-класса мы потренируемся защищать свою работу правильно, чтобы побеждать в «Золотом Пазле» (все конкурсанты Event-Прорыва автоматически и без регистрационного взноса участвуют в федеральной премии «Золотой Пазл»), да и вообще по жизни!

Я не собираюсь давать глухую теорию, учить ораторскому мастерству, азам презентаций, я поделюсь своим практическим опытом, лайф-хаками и личными наблюдениями о том, как с помощью выступления донести до жюри всю глубину своего гениального проекта.

– Какие основные ошибки допускают конкурсанты на защитах? Чего следует избегать, презентуя свой проект перед аудиторией?

– Как ни странно, конкурсанты порой нарушают даже самые очевидные требования к подготовке презентаций. К таким трюизмам можно отнести следующие постулаты:

• не читайте со слайдов;
• не поворачивайтесь спиной к аудитории;
• пишите заголовки крупным шрифтом;
• размещайте на слайдах минимум текста, в идеале – один тезис на слайд;
• делайте понятными таблицы, используемые в презентации, а лучше замените их на диаграммы;
• используйте больше иллюстраций, дополняйте свое выступление видеороликами: минута качественного видео может быть более наглядной и информативной, чем пять минут выступления;
• прочитайте текст несколько раз, по возможности выучите его наизусть;
• отрепетируйте выступление перед зеркалом;
• пользуйтесь интонациями, выделяйте с их помощью главное;
• двигайтесь, жестикулируйте, меняйте положение в пространстве, не застывайте на месте;
• поддерживайте визуальный контакт с членами жюри и с аудиторией.

Кроме того, на защитах у меня не редко возникает вопрос: а знают ли конкурсанты, по каким критериям члены жюри будут оценивать их проекты? И ответ не всегда утвердительный. Меж тем, понимая, за что ты получаешь свои баллы, проще подготовиться так, чтобы не возникло каверзных вопросов, чтобы вся необходимая информация была отражена и раскрыта в основном выступлении.

– Практически во всех номинациях конкурса Event-Прорыв 2021 проекты оцениваются по четырем критериям. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них. Первый – креативность и инновации. Как он должен быть отражен в презентации?

– Наверное, в каждом проекте, представленном на конкурс, присутствуют и креативность, и инновационность, но их нужно подчеркивать. Не бойтесь пользоваться словами: никто, никогда, редко, впервые и т.д., указывая на то, что в своей работе вы сделали что-то необычное, исключительное, использовали новейшие технологии, собрали под одной крышей до сих пор несобираемое. Конкурсная презентация схожа с презентацией продающей, в которой высвечиваются все выгоды и преимущества предлагаемого продукта. Поступайте аналогичным образом.

– А как работает такой критерий, как качество исполнения?

– Чтобы отразить качество исполнения проекта, стоит добавить в презентацию несколько наглядных цифр, характеризующих прошедшее событие. Можно провести сравнение с мероприятиями этого же заказчика прошлых лет или со своими ранними работами. Безусловно, конкурсный проект должен смотреться выигрышно на этом фоне.

Иллюстрацией к качеству исполнения проекта могут быть отзывы со стороны заказчика и участников события. Если они довольны, значит, мероприятие было организовано на высоком уровне, с грамотным подбором исполнителей, с четким соблюдением запросов. Поэтому не стесняйтесь последние 20-30 секунд своего выступления посвятить обратной связи. Так жюри увидит, что проект понравился не только вам, но и тем, для кого он был организован.

– Особое внимание жюри уделяет эффективности проекта – это третий критерий оценки работ на конкурсе Event-Прорыв 2021.

– Несмотря на то, что сейчас появился такой показатель, как KPI, не по всем проектам можно выразить эффективность в цифрах. Есть события, при реализации которых заказчик не стремится достичь цифровых показателей, но он ставит определенные цели и задачи. И эффективность – это соотношение задач проекта и полученного результата.

Не можете найти инструмент, с помощью которого можно измерить результат? Так придумайте его, вы же ивенторы, вы должны быть креативными! А мы, члены жюри, уже решим, работают эти инструменты или нет.

И еще хочу обратить внимание на такой момент: до сих пор не все четко знают, что означают такие аббревиатуры, как KPI, ROI, а члены жюри о них спрашивают регулярно. Поэтому конкурсанты должны владеть необходимым понятийным аппаратом, понимать, о чем их спрашивают, и иметь свой вариант ответа на поставленные вопросы.

– Ну и четвертый критерий – это уровень презентации и защиты проекта.

– Это новый критерий оценки работ конкурсантов, который был введен в этом году оргкомитетом Event-Прорыва. Во время защиты жюри будет выставлять некий балл за презентацию, ее соответствие регламенту, требованиям к участникам конкурса. Будет оцениваться релевантность, целостность, комплексность презентации, а главное – качество отражения в ней целей и результатов проекта.

– С чего нужно начинать работу над презентацией проекта? На что ориентироваться?

– Я думаю, что сначала нужно подготовить текст, а потом подложить под него визуальный ряд. А отталкиваться можно от тайминга. На презентацию проекта на конкурсе Event-Прорыв 2021 отводится 5 минут. Первые две минуты – это информация об агентстве и вводные данные о проекте: заказчик, тип мероприятия, поставленные задачи. Следующие две минуты – это тот массивы данных, на основе которого жюри будет судить о качестве проекта: идея, концепция, используемый инструментарий. И последняя минута – достигнутые результаты и их соответствие задачам.

Выступление конкурсанта должно поддерживаться яркими слайдами, фотоматериалами и, желательно, эффектным видеороликом. Когда всё будет собрано воедино, включите секундомер и прочитайте свое выступление. Скорее всего, его придется существенно сократить, чтобы соблюсти тайминг.

– Каким должно быть само выступление конкурсантов? На что им обратить внимание?

– У конкурсанта должен быть опрятный вид. Его выступление должно быть убедительным, целостным, отрепетированным. Кроме того, важно найти для себя некое средство успокоения, расслабления, релакса, потому что конкурс – это всегда волнение, причем не только за себя, но и за свой проект, за всю представляемую компанию, поэтому важно не перегореть, не переволноваться, оставаться спокойным и достойно нести свой груз ответственности.

– Некоторые участники конкурсов добавляют в свою презентацию элементы шоу. Насколько это эффективный прием? Во всех ли номинациях он уместен?

– Элементы шоу выигрышно и убедительно работают в номинациях, связанных с событийным туризмом, с частными и детскими праздниками, может быть, с тематическими свадьбами и внутренними корпоративными мероприятиями. В остальных случаях лучше включить качественное видео, чем устроить живое шоу.

– Как конкурсантам выстраивать взаимодействие с членами жюри Event-Прорыва? Что строгие судьи хотят услышать в выступлениях? И без каких вопросов, как правило, не обходится ни одна защита?

– Как и в прошлом году, наверняка, будет звучать вопрос «Зачем?». Думаю, он будет актуален еще не один год. Зачем проект был нужен заказчику? Зачем агентство взялось за эту работу? Что этот проект дал тем, на кого он был направлен? Ответы на эти вопросы должны быть у каждого конкурсанта. Стоит понимать, что задача «чтобы все повеселились и отдохнули от души» уже не в тренде. Такой пример: допустим, в компании проводился день семьи. Зачем? Можно ответить – по традиции, чтобы сотрудники интересно провели время. А возможен другой вариант – чтобы сформировать у подрастающего поколения позитивное отношение к предприятию, чтобы молодые люди захотели продолжить деятельность своих родителей и тоже пришли туда работать. Это уже сверхзадача, на которую и нужно ориентироваться при реализации проекта. И даже если заказчик не предлагает никаких сверхзадач, их нужно у него вытянуть, найти. А насколько эффективно они были достигнуты – это, как раз, и решает жюри.

Генеральный партнер Event-Прорыва 2021 – инновационный тимбилдинг “Вызов принят”

Подать проект на конкурс!